Que relatórios dá para ter sem folha de cálculo manual?

Muitas empresas gastam uma tarde por mês a copiar números de sítios diferentes para uma folha de cálculo. É um bom candidato a automação: repete-se, tem regras claras e o resultado vê-se. Mas há um cuidado essencial, que é confirmar que os números que chegam são os certos.

Que relatórios fazem sentido automatizar

• Pedidos de contacto por origem: quantos chegaram, por onde e em que estado estão.
• Resumo de agenda: marcações da semana, faltas, cancelamentos.
• Avaliações novas: quantas chegaram e de que plataforma.
• Site: visitas, origens principais e ações (telefone, formulário). Já vimos os números em como ler o Google Analytics.
• Anúncios, se os tiver: gasto, pedidos e custo por pedido.

Como se monta, em termos simples

1. Escolha os três a cinco números que realmente usa para decidir.
2. Descubra onde cada um vive (o site, a agenda, a folha, a plataforma de anúncios).
3. Escolha como juntá-los: uma folha que recebe os dados do formulário, um painel gratuito que se liga às fontes, ou um registo automático que cada contacto novo preenche.
4. Defina quando chega, por exemplo à segunda de manhã, por email.
5. Mantenha-o numa página: três números, uma frase sobre o que mudou e uma decisão que isso sugere.

O cuidado essencial: confirmar os números

Quando os dados passam de uma ferramenta para outra através de ligações automáticas, podem chegar errados ou incompletos. Às vezes o total do relatório não bate certo com o da origem, sem que ninguém perceba porquê. Por isso:

• Na primeira vez, faça uma conta à mão com a fonte e compare com o relatório.
• Repita essa conferência uma vez por trimestre, porque as ligações mudam e as ferramentas atualizam-se.
• Se os totais não baterem, não tome decisões com esse relatório até perceber a razão.
• Escreva de onde vem cada número, para quem lê saber o que está a ver.

Dados pessoais

Um relatório de gestão raramente precisa de nomes. Mostre totais e tendências, e deixe os dados pessoais na ferramenta de origem, com acesso limitado. Quanto menos dados pessoais circularem por email e por folhas partilhadas, menos riscos corre.

Quando não vale a pena

Se ninguém lê o relatório, automatizá-lo só torna o desperdício mais pontual. Antes de montar, pergunte que decisão cada número ajuda a tomar. Os que não ajudam saem. Em automação de processos, os relatórios são uma das tarefas por onde se começa, desde que cada número tenha dono e fonte. Para escolher tarefas a automatizar, veja que tarefas automatizar primeiro, e se ainda não tem os contactos num sítio só, o que é um CRM.

O relatório de uma página, à mão

Antes de automatizar, faça o relatório uma vez à mão, durante um mês. Numa folha, escreva os cinco números que importam, a fonte de cada um e uma frase sobre o que mudou. No fim do mês, veja quanto tempo demorou e que número foi mais difícil de obter. Esse é o primeiro a automatizar, e o que mais convém conferir. Quando a versão automática chegar, compare-a com a sua folha: se coincidirem, pode confiar nela; se não, descubra a diferença antes de a usar para decidir.

Em resumo

• Relatórios de pedidos, agenda, avaliações, site e anúncios são bons candidatos a automação.
• Três a cinco números numa página: o que mudou e a decisão que isso sugere.
• Confirme sempre os totais com a fonte, na primeira vez e uma vez por trimestre.
• Um relatório raramente precisa de dados pessoais.

Perguntas rápidas

Preciso de uma ferramenta paga?

Não necessariamente. Existem painéis gratuitos e há quem consiga o essencial com uma folha de cálculo e um formulário. O custo está mais em definir bem os números do que na ferramenta.

Com que frequência deve chegar o relatório?

Semanal para o que muda depressa (pedidos, agenda), mensal para o que se vê ao longo do tempo (site, anúncios). Mais do que isso raramente é lido.

E se os números do relatório não baterem certo?

Não decida com ele até perceber a razão. Compare com a fonte, veja se há dados em falta e, se necessário, peça ajuda a quem montou a ligação.