Process Automation
Menos horas em tarefas administrativas, menos erros.
Faturas e guias lidas e escritas outra vez, relatórios de intervenção passados a limpo, aprovações por email que ninguém encontra. Escolhemos consigo um processo e pomo-lo a correr sozinho, testado antes de entrar em produção e com uma pessoa a decidir o que é crítico.
O que pode incluir
Um processo de cada vez.
- Tarefas administrativas que se repetem todas as semanas, a fazerem-se sozinhas.
- Processamento de documentos: faturas, encomendas e guias lidas sem as escrever outra vez.
- Passagem de informação entre sistemas, sem copiar e colar.
- Fluxos de aprovação com responsável, prazo e registo.
- Pedidos internos num só sítio, em vez de espalhados por emails e mensagens.
- IA para tarefas concretas, como ler um documento e preparar o registo, sempre com uma pessoa a decidir o que é crítico.
A primeira versão não escreve no seu ERP, o programa de gestão: trabalha ao lado dele. Ligar ao ERP é uma segunda fase, orçamentada à parte, depois de confirmarmos que o seu sistema o permite.
Como se mede
O que acompanhamos.
- Horas gastas por semana na tarefa.
- Erros: quantos havia antes e quantos há depois.
- Volume tratado e tempo por tarefa.
O que costumam perguntar-nos.
Tenho de trocar as ferramentas que uso?
Não. Partimos das ferramentas que a empresa já usa e só propomos outra quando faz mesmo falta.
E se a automação falhar?
Testamos antes de entrar em produção e, depois, uma verificação automática avisa-nos quando alguma coisa para. Ajustamos todos os meses, e as decisões críticas ficam sempre com uma pessoa.
Reunião exploratória
Que tarefa se repete todas as semanas na sua empresa?
30 minutos por videochamada, sem custo, para perceber um processo da sua empresa e dizer-lhe, com franqueza, se há uma oportunidade de melhoria. O resumo por escrito fica consigo.