Que tarefas de uma PME vale a pena automatizar primeiro?

Quem começa a olhar para automação costuma fazer uma de duas coisas: quer automatizar tudo de uma vez, ou não sabe por onde pegar. Nenhuma ajuda. O que funciona é escolher uma tarefa pequena, ver se corre bem, e só depois passar à seguinte.

Cinco critérios para escolher

Uma boa primeira tarefa tem, quase sempre, estas cinco características:

1. Repete-se. Faz a mesma coisa várias vezes por semana. Se acontece de vez em quando, o ganho é pequeno.
2. Tem regras claras. Consegue dizer "quando acontece isto, faz-se aquilo". Se cada caso exige uma decisão diferente, ainda não é altura.
3. Os dados já estão digitais. Num formulário, numa folha, num email. Se a informação está em papel ou na cabeça de alguém, primeiro resolve-se isso.
4. Um erro não custa caro. Se a automação falhar, o prejuízo é pequeno e vê-se depressa. Começar por uma tarefa delicada com clientes é arriscado.
5. O resultado vê-se. Sabe dizer o que mudou: menos tempo, menos faltas, menos esquecimentos.

Tarefas que costumam passar neste teste

• Lembretes de marcação. Mensagem automática antes da consulta ou da visita, para reduzir esquecimentos.
• Confirmação de receção de pedidos. Quem escreve recebe logo uma resposta a dizer que foi recebido e quando terá resposta.
• Pedido de avaliação. Uma mensagem simples, enviada no momento certo, depois do serviço.
• Relatório semanal. Os poucos números que importam, juntos num documento que chega sozinho.
• Organização de pedidos. Cada contacto que chega fica registado no mesmo sítio, com o estado em que está.
• Documentos depois da reunião. O resumo e as próximas etapas enviados sem escrever do zero.

O que deixar para depois

• Conversas difíceis com clientes, reclamações, situações em que a pessoa precisa de ser ouvida.
• Decisões que mudam com o contexto, como orçamentos à medida.
• Qualquer coisa que envolva dados sensíveis, até se ter a certeza de como são tratados.

Como escolher a sua primeira

Faça um exercício simples durante uma semana: escreva, num papel, cada tarefa repetitiva que faz, e uma estimativa do tempo que demora. No fim, marque as que passam nos cinco critérios. Entre essas, escolha a que consome mais tempo ou a que mais irrita. Essa é a primeira.

Depois, teste. Uma automação nova deve correr algum tempo com acompanhamento antes de se confiar nela: veja o que enviou, a quem, e se alguma coisa saiu estranha. Só depois se deixa a funcionar sozinha. É assim que trabalhamos em automação de processos: cada automação está ligada a uma tarefa concreta e é testada antes de ser ligada. Para ver onde a IA já ajuda mais, temos também o guia Ferramentas de IA para PMEs.

Um exemplo de uma semana

Imagine um gabinete de contabilidade onde cada pedido chega por email, é copiado à mão para uma folha e depois confirmado por mensagem. São três tarefas. A confirmação de receção é a primeira candidata: repete-se, tem regras claras e um erro custa pouco. Só depois de correr bem se passa à organização dos pedidos. A ordem importa mais do que a velocidade: uma automação pequena que funciona vale mais do que três grandes que ninguém usa. Se tiver dúvida entre duas, escolha a que, se falhar, se nota mais depressa: erros visíveis corrigem-se cedo, e os escondidos é que custam caro.

Em resumo

• Escolha tarefas que se repetem, com regras claras, dados já digitais e erro barato.
• Lembretes, confirmações, pedidos de avaliação e relatórios costumam passar no teste.
• Teste antes de deixar a funcionar sozinha.

Perguntas rápidas

Preciso de um programa caro?

Nem sempre. Muitas tarefas resolvem-se com as ferramentas que já usa, como o email, a agenda e um formulário, ligadas entre si. O custo está mais em desenhar bem o processo do que na ferramenta.

E se a automação enviar uma mensagem errada?

Por isso se testa primeiro com acompanhamento de uma pessoa e se começa por mensagens simples e de baixo risco. Convém também ter uma forma fácil de a pausar.

Automatizar substitui pessoas?

Nas tarefas que se repetem, tira trabalho mecânico. O tempo que fica pode ir para o que precisa de uma pessoa, como ouvir um cliente ou resolver um caso difícil.