Como mapeio as tarefas repetitivas da minha semana?

As tarefas repetitivas são difíceis de ver: um email aqui, uma cópia de dados ali, uma confirmação acolá. Cada uma leva poucos minutos, mas somadas ocupam horas. Para decidir o que simplificar ou automatizar, primeiro é preciso saber o que se faz e quanto tempo leva. Este é um método simples para isso.

Passo 1: registar durante cinco dias úteis

Numa folha ou num caderno, sempre à mão, registe cada vez que fizer uma tarefa que já fez antes. Seis colunas:

1. O que fiz, em poucas palavras.
2. Quanto tempo levou.
3. Quando, a que horas ou em que dia da semana.
4. Com que ferramenta: email, folha, telefone, WhatsApp, papel, programa.
5. Quem a fez: o próprio ou outra pessoa.
6. Porquê: o que a desencadeou (um pedido, uma data, um hábito).

Registe no momento, não ao fim do dia: de memória, perdem-se as tarefas pequenas, e são essas que mais pesam.

Passo 2: agrupar

No fim dos cinco dias, agrupe as tarefas parecidas: responder a pedidos, confirmar marcações, copiar dados, enviar documentos, preparar relatórios, pedir avaliações. Cada grupo soma o tempo total e o número de vezes.

Passo 3: pontuar cada grupo

Para cada grupo, responda a cinco perguntas, com sim ou não:

• Repete-se várias vezes por semana?
• Tem regras claras (quando acontece isto, faz-se aquilo)?
• Os dados já estão em formato digital?
• Se falhar, o prejuízo é pequeno e vê-se depressa?
• Consigo dizer o que mudou quando estiver feito?

Os grupos com mais "sim" e mais tempo são os candidatos. Os critérios são os de que tarefas automatizar primeiro.

Passo 4: tirar da lista o que não deve ser automatizado

Conversas delicadas, decisões que mudam com o contexto, tarefas com dados sensíveis, tarefas que quase não se repetem. Leia quando não vale a pena automatizar.

Passo 5: escolher a primeira

Entre os candidatos, escolha a que consome mais tempo ou a que mais o irrita. Comece por ela. Não precisa de ser a maior: precisa de ser a mais clara. Se for relatórios, veja que relatórios dá para ter sem folha de cálculo manual.

Passo 6: guardar o mapa

Guarde a folha. Daqui a seis meses, repita o exercício durante uma semana e compare: o que mudou? Que tempo ganhou? Que tarefas novas apareceram? O mapa é uma ferramenta que se repete.

Erros comuns

• Registar de memória, e perder as tarefas pequenas.
• Esquecer as tarefas de outras pessoas da equipa, que também repetem coisas.
• Escolher a tarefa mais complicada primeiro, em vez da mais clara.
• Querer resolver tudo de uma vez. Uma tarefa por trimestre já é um ganho.

Em automação de processos, começamos sempre por este mapa, feito em conjunto, porque é aí que se vê o que realmente pesa.

O caderno de uma semana

Escolha uma semana normal, nem de férias nem de pico. Ponha um caderno ou uma folha ao lado do teclado e, sempre que fizer uma tarefa que já fez antes, escreva uma linha com as seis colunas. Se estiver numa chamada ou numa reunião, escreva depois, no intervalo. No sexto dia, some os tempos por grupo e escolha as duas tarefas que consumiram mais tempo. Escreva, para cada uma, o que seria "feito" se estivesse resolvida. Mostre a folha a alguém da equipa e pergunte o que reconhece como seu. O mapa fica mais fiel quando mais de uma pessoa o preenche.

Em resumo

• Registe durante cinco dias úteis cada tarefa repetitiva, no momento em que a faz.
• Agrupe e some o tempo de cada grupo.
• Pontue com cinco perguntas e tire o que não deve ser automatizado.
• Escolha a primeira, a mais clara, e repita o mapa daqui a seis meses.

Perguntas rápidas

Preciso de uma ferramenta para fazer o registo?

Não. Um caderno ou uma folha chega. O importante é registar no momento e não de memória.

Quanto tempo leva a fazer isto?

O registo ocupa uns segundos por tarefa durante cinco dias. A análise leva meia hora. O ganho costuma compensar logo na primeira semana.

E se a equipa não quiser registar?

Explique o objetivo, que é perceber onde está o tempo e não avaliar pessoas. Mostre o primeiro resultado depressa: ver o que se poupa convence mais do que pedir.