Como construo uma lista de emails cumprindo o RGPD?

Uma lista de emails própria é dos poucos canais que controla: não muda de regras de um dia para o outro e chega a quem pediu para receber. Mas é também um sítio onde é fácil errar. Este artigo reúne os princípios gerais para a construir de forma limpa. Não substitui aconselhamento jurídico, que convém procurar se tem dúvidas sobre o seu caso.

Passo 1: decida para que serve a lista

Uma newsletter útil, avisos de novos serviços, um resumo mensal? Quem se inscreve tem de perceber o que vai receber. Se não consegue dizer em uma frase para que serve, ainda não está pronta.

Passo 2: peça o consentimento de forma clara

• Uma caixa que a pessoa marca, nunca já marcada.
• Diga o que vai receber e com que frequência: "um resumo por mês, com artigos e novidades".
• Ligue à política de privacidade, em linguagem simples.
• Peça só o necessário. O email e, no máximo, o nome. Cada campo extra afasta pessoas.
• Não junte o consentimento para a lista com o de outra coisa (por exemplo, o envio de uma proposta).

Passo 3: guarde o registo

Deve poder mostrar quem se inscreveu, quando e através de que formulário. Muitas ferramentas de email guardam isto automaticamente. Confirme que a sua ferramenta o faz.

Passo 4: facilite a saída

Cada email leva uma ligação de cancelamento que funciona de verdade, num clique. Atenda depressa pedidos de remoção. Quem quer sair e não consegue vai marcar o email como spam, e isso prejudica todos os envios seguintes.

Passo 5: respeite o que prometeu

Se disse "um por mês", não envie três por semana. Se disse que era sobre um assunto, não mande publicidade de outro. A confiança perde-se depressa.

O que evitar

• Comprar listas. As pessoas não pediram para receber da sua empresa, e isso é um problema legal e de reputação.
• Adicionar contactos de cartões de visita ou de LinkedIn sem lhes perguntar.
• Esconder o consentimento no meio de termos que ninguém lê.
• Guardar dados sem necessidade ou durante mais tempo do que o preciso.

Para clientes que já lhe compraram, há regras específicas que permitem contactá-los sobre serviços semelhantes, desde que tenham podido recusar. Convém confirmar como se aplicam ao seu caso.

Como dar uma boa razão para a pessoa se inscrever

Quem se inscreve quer algo em troca. Ofereça conteúdo útil: um resumo mensal, uma lista de verificação, um modelo que a pessoa usa mesmo. Não prometa o que não entrega, e não use o "isco" como pretexto para encher a lista de pessoas que não querem saber da empresa. Uma lista pequena e interessada vale mais do que uma grande e indiferente. Pode juntar o formulário a páginas como a de uma landing page e usar as perguntas dos seus clientes como temas de cada envio. Em Marketing Digital, as listas de email entram quando há conteúdo regular para lhes dar.

Reveja o seu formulário em dez minutos

Abra o formulário de inscrição como se fosse uma pessoa nova e responda a cinco perguntas. A caixa vem desmarcada? Está claro o que vou receber e com que frequência? Há ligação à política de privacidade? Pede mais do que o email e o nome? Se me inscrever, recebo uma confirmação com uma forma de sair? Se alguma resposta for "não", é essa a primeira coisa a corrigir. Repita a experiência a partir do telemóvel, onde muitos formulários aparecem cortados ou difíceis de marcar.

Em resumo

• Uma lista própria só vale se as pessoas estiverem lá porque quiseram.
• Consentimento claro, com caixa desmarcada, frequência e política de privacidade.
• Guarde o registo e facilite a saída em cada email.
• Nada de listas compradas nem de contactos adicionados sem perguntar.

Perguntas rápidas

Posso enviar emails a quem me deu o cartão de visita?

Não é automático. Receber um cartão não equivale a aceitar receber newsletters. Pergunte e, se a pessoa disser que sim, registe o consentimento.

Posso enviar novidades aos meus clientes?

Há regras específicas para clientes que já compraram, que permitem contactá-los sobre serviços semelhantes desde que tenham podido recusar. Confirme como se aplicam ao seu caso.

Quanto tempo posso guardar os contactos?

Só o tempo necessário para a finalidade. Se a pessoa deixou de abrir os emails há muito tempo, convém limpar a lista e apagar quem já não quer receber.