Posso usar o ChatGPT com dados de clientes?

Esta é uma das dúvidas mais frequentes das empresas que começam a usar IA: posso colar um email de um cliente? Uma lista de contactos? Uma ficha de paciente? Não há uma resposta única, e este artigo não substitui aconselhamento jurídico, mas há princípios simples que ajudam a decidir bem.

O que são dados pessoais

Qualquer informação que identifique uma pessoa, direta ou indiretamente: nome, email, telefone, morada, número de contribuinte, fotografia, e também combinações que permitam perceber quem é. Dados de saúde, de crianças e outros dados sensíveis pedem ainda mais cuidado.

Primeiro princípio: muitas tarefas não precisam deles

Quase tudo o que se faz com IA numa PME funciona sem dados pessoais. Escrever o rascunho de um email, resumir um texto, sugerir títulos, estruturar uma proposta: tudo isto pode ser feito com informação genérica. Antes de colar, pergunte: é preciso o nome? O contacto? Se não, tire.

Segundo princípio: anonimizar antes de colar

Quando o texto vem de um cliente, substitua o que o identifica: "o cliente A", "uma empresa do setor X", "a pessoa". Fica com o contexto, sem a identidade. É um hábito simples e que evita a maior parte dos problemas.

Terceiro princípio: saber o que a ferramenta faz com o que lhe dá

Nem todas as ferramentas tratam os dados da mesma maneira. Em algumas, o que escreve pode ser usado para melhorar o modelo, a menos que mude uma definição; noutras, os planos de empresa têm regras diferentes dos planos pessoais. Leia as definições de privacidade e os termos do plano que usa, e escolha o plano em função do que vai fazer com ele. Se não tem a certeza, assuma que o que cola pode ser guardado.

Quarto princípio: ter uma regra escrita

Uma regra de uma página para a equipa evita decisões ao acaso. Uma boa regra diz:

• que ferramentas se podem usar, e com que conta (a da empresa, não a pessoal);
• o que nunca se cola: dados de saúde, documentos de identificação, informação financeira de clientes;
• o que se anonimiza antes;
• quem decide em caso de dúvida.

Quinto princípio: transparência

Se usa IA em processos que envolvem dados pessoais, a política de privacidade deve refletir isso. Quem partilha os dados tem direito a saber como são tratados. Se está a considerar ferramentas que tratam dados em nome da empresa, verifique também se existe um contrato de tratamento de dados com o fornecedor.

Quando vale a pena pedir ajuda

Se a sua empresa trata dados de saúde, de menores ou grande volume de dados de clientes, fale com quem percebe de proteção de dados antes de automatizar. É mais barato do que corrigir depois.

Em automação de processos, cada automação é ligada a uma tarefa concreta e testada antes de ir para a frente, e uma das primeiras perguntas é sempre que dados passam por lá. Para ver onde a IA já ajuda sem grandes riscos, leia Ferramentas de IA para PMEs.

Um primeiro passo para hoje

Pergunte à equipa que ferramentas de IA já usa e para quê. Sem acusar: só saber. Muitas vezes descobre-se que já há várias em uso, com contas pessoais e sem regras. Essa lista é a base de tudo o resto: a regra interna, a escolha de ferramentas e a formação que faz falta.

Em resumo

• Muitas tarefas funcionam sem dados pessoais.
• Anonimize antes de colar e confirme o que a ferramenta faz com o que lhe dá.
• Escreva uma regra de uma página para a equipa.

Perguntas rápidas

Posso colar um email de um cliente?

Só se for necessário, e depois de retirar o que identifica a pessoa. Se o texto deixa de fazer sentido sem o nome, pergunte-se se a tarefa é para uma IA.

A versão de empresa resolve tudo?

Ajuda, porque costuma ter regras diferentes sobre o uso dos dados, mas não dispensa as práticas: anonimizar, limitar o que se partilha e ter uma regra interna.

E se um colaborador já usou dados de clientes?

Não é para acusar, é para corrigir. Perceba o que foi partilhado, veja o que a ferramenta permite apagar e, se houver dados sensíveis, fale com quem percebe de proteção de dados.