Por onde começo com um assistente de IA para a equipa?

Muitas equipas já usam ferramentas de IA por iniciativa própria: um escreve emails, outro resume reuniões, outro pede ideias. Passar disto para um assistente da empresa, partilhado e com regras, é o passo seguinte. Mas começar pelo fim, com uma ferramenta que faz tudo, quase nunca resulta.

Passo 1: escolher uma tarefa

Uma só, para começar. Boas candidatas costumam ser:

• Responder a perguntas internas sobre procedimentos (como se faz X, onde está Y).
• Preparar rascunhos de emails, propostas ou publicações, que uma pessoa revê.
• Resumir reuniões e listar as próximas etapas.
• Procurar informação em documentos da empresa.

Se não sabe por onde começar, leia que tarefas automatizar primeiro e quando não automatizar.

Passo 2: escolher a ferramenta e a conta

Use uma conta da empresa, e não contas pessoais. Veja nas definições e nos termos do plano o que acontece aos dados: se são usados para melhorar o modelo, quem os pode ver, como se apagam. Escolha o plano em função do que vai passar por lá.

Passo 3: dar contexto

Um assistente sem contexto responde de forma genérica. Prepare um documento curto com o que ele precisa de saber: o que a empresa faz, os serviços, o tom, os procedimentos principais, o que nunca se diz. Quanto mais preciso, melhores as respostas. Acrescente apenas informação que possa ser partilhada com a ferramenta, sem dados pessoais de clientes.

Passo 4: escrever as regras

Uma página para a equipa, com:

• para que serve e para que não serve o assistente;
• o que nunca se coloca lá: dados pessoais de clientes, dados de saúde, informação financeira sensível;
• como se revê uma resposta antes de a usar;
• quem decide em caso de dúvida.

Leia ChatGPT e dados de clientes para os cuidados com dados pessoais.

Passo 5: testar com perguntas reais

Antes de o pôr à frente de toda a equipa, faça-lhe vinte perguntas reais e veja onde erra. Os assistentes podem inventar respostas com grande confiança. Quando a resposta importa, peça-lhe que indique de onde veio a informação, e confirme sempre.

Passo 6: ter um responsável

Uma pessoa cuida do assistente: atualiza o contexto, recolhe as queixas, ajusta as regras. Sem responsável, o assistente fica desatualizado e deixa de ser usado.

Passo 7: medir com honestidade

Ao fim de um mês, pergunte à equipa: quanto tempo poupa, de facto? Onde erra? Onde não se usa? Se a poupança é pequena, simplifique ou mude de tarefa. Se é grande, passe à seguinte.

Erros comuns

• Pôr dados pessoais de clientes sem pensar.
• Confiar nas respostas sem rever.
• Começar com muitos casos de uso ao mesmo tempo.
• Não explicar à equipa para que serve.

Em automação de processos, um assistente começa por uma tarefa concreta e testa-se antes de se ligar.

Vinte perguntas de teste

Antes de dar o assistente à equipa, escreva vinte perguntas reais que a equipa faz com frequência, e as respostas certas segundo a empresa. Faça as perguntas ao assistente, uma a uma, e marque cada resposta como certa, parcial ou errada. Para as erradas, veja se falta contexto (acrescente-o) ou se a pergunta não é para o assistente (tire-a do âmbito). Quando acertar a maior parte e errar sem causar problemas, mostre-o à equipa com as regras. Guarde a lista: repita o teste sempre que mudar o contexto ou a ferramenta.

Em resumo

• Comece por uma só tarefa e uma conta da empresa.
• Dê contexto ao assistente: o que a empresa faz, o tom e os procedimentos.
• Escreva regras numa página e nomeie um responsável.
• Teste com perguntas reais e reveja sempre as respostas que importam.

Perguntas rápidas

Preciso de uma ferramenta paga?

Muitas vezes sim, sobretudo para ter regras de dados mais adequadas à empresa. Veja os termos do plano antes de decidir.

O assistente pode responder a clientes?

É outro passo, com mais cuidados: deve avisar que é uma IA e ter uma saída para uma pessoa. Comece pelo uso interno.

E se um colaborador colocar dados que não devia?

A regra escrita serve para isso. Corrija sem acusar, veja o que foi partilhado e reforce a formação. Se houver dados sensíveis, fale com quem percebe de proteção de dados.