Sales Automation · Pedidos e propostas
Pedidos de orçamento e propostas sem seguimento?
Cada pedido que chega por email fica registado num só sítio, com um responsável, e há um alerta quando uma proposta fica parada. Os dados saem dos emails e dos anexos sem ninguém os copiar à mão. Montamos o sistema na sua empresa, sobre o email que já usa, e acompanhamo-lo todos os meses.
30 minutos por videochamada, sem custo, e fica com o resumo por escrito, avance ou não.
O problema
Os pedidos chegam. O seguimento é que falha.
O email foi feito para receber mensagens. Acompanhar pedidos e propostas pede outra coisa. Não é falta de esforço da equipa: falta um sistema. Reconhece alguma destas situações na sua empresa?
Pedidos perdidos na caixa de email
Os pedidos de orçamento chegam à caixa geral, misturados com tudo o resto. Alguns ficam dias sem resposta.
Dados copiados à mão
O nome do cliente, as quantidades e as referências passam do email para a folha de cálculo e daí para o ERP, à mão.
Propostas enviadas e esquecidas
A proposta sai, ninguém volta a ligar e o cliente decide sem voltar a ouvir falar de si.
Ninguém sabe em que ponto está cada pedido
Para saber o que está pendente, alguém tem de perguntar a cada comercial ou procurar no email.
Como funciona
Do email ao pedido organizado, com dono e prazo.
Recebe
Os pedidos que chegam a uma caixa de email entram num só sítio, sem mudar a forma como os clientes lhe escrevem.
Organiza
A IA classifica cada email e tira os dados do texto e dos anexos: cliente, produto, quantidades, prazo. Assinala o que falta.
Atribui
Cada pedido fica com um responsável e uma tarefa. Ninguém precisa de reencaminhar emails.
Acompanha
Quando uma proposta está parada, há um alerta e um email de seguimento preparado para uma pessoa rever e enviar.
O que fica a funcionar: um painel com os pedidos que entraram, os que estão à espera e as propostas que precisam de seguimento, cada um com o seu responsável. Todos os meses vemos consigo o que mudou e o que ajustar.
O que lhe pedimos: o acesso à caixa de email, só depois de assinado o contrato; validar uma vez os modelos de mensagem; e olhar para o painel. O resto fica do nosso lado.
O que pode incluir
Começamos pelo que mais pesa.
Na reunião exploratória vemos consigo o que faz sentido para a sua empresa. Nem tudo é preciso logo no início.
- Um painel para a gestão com cada pedido, quem o tem, o que falta e o que está parado.
- Alertas de propostas paradas, antes de a oportunidade arrefecer.
- Organização dos pedidos de orçamento que chegam por email, num só sítio.
- Classificação de emails e extração de dados dos emails e dos documentos anexos, com IA.
- Tarefas para os comerciais, com responsável e prazo.
- Emails de seguimento preparados para uma pessoa aprovar e enviar.
- Relatórios comerciais que se montam sozinhos.
A primeira versão não escreve no seu ERP, o programa de gestão: trabalha ao lado dele, com os dados guardados à parte. Ligar ao ERP é uma segunda fase, orçamentada à parte, depois de confirmarmos que o seu sistema o permite. As decisões ficam sempre com uma pessoa.
Como se mede
O que acompanhamos depois de ligar.
Definimos consigo, antes de começar, o que conta como sucesso. Depois medimos:
- Tempo de resposta a um pedido de orçamento.
- Propostas tratadas e propostas com seguimento.
- Horas de trabalho administrativo na área comercial.
Como avançamos
Do primeiro contacto ao sistema a funcionar.
- Reunião exploratória de 30 minutos, com resumo por escrito.
- Diagnóstico, se for preciso ir mais fundo, com relatório escrito.
- Proposta escrita com o âmbito, o prazo e o que conta como sucesso.
- O sistema a funcionar antes da entrega final. Metade do pagamento só é feita depois de o ver a funcionar.
- Acompanhamento todos os meses.
O que costumam perguntar-nos.
Isto serve para a minha empresa?
Serve quando os pedidos de orçamento se repetem todas as semanas e passam por mais do que uma pessoa. Se o volume for pequeno, ou se a conta feita com os seus números não compensar, dizemos-lhe na reunião e não avançamos.
Tenho de mudar de ERP ou de CRM?
Não. A primeira versão lê o email e os documentos e guarda os dados à parte, com um painel. Não escreve no ERP. Ligar ao ERP é uma segunda fase, orçamentada à parte, depois de confirmarmos que o seu sistema o permite.
A IA responde aos meus clientes sozinha?
Não. A IA lê, organiza e prepara. Os emails de seguimento ficam preparados para uma pessoa da sua equipa rever e enviar.
E os dados dos meus clientes?
Antes de começar, fica escrito consigo o que se usa, onde fica guardado e quem tem acesso. Ninguém entra na sua caixa de email antes de o contrato e essas regras estarem assinados.
Quanto custa?
Depende do processo e do volume. Antes de falar de valores, fazemos consigo a conta do que os pedidos e as propostas sem seguimento custam hoje. Se a solução custar mais do que resolve, dizemos-lhe. A reunião exploratória é gratuita, e a proposta escrita separa a implementação da mensalidade.
Reunião exploratória
Vemos juntos como chegam os seus pedidos?
30 minutos por videochamada, sem custo: vemos como chegam hoje os seus pedidos de orçamento, onde ficam parados e qual seria o primeiro passo. O resumo por escrito fica consigo, trabalhe ou não connosco.